EasyCash&Tax Website - Forum: Die Sache mit der E-Rechnung

Ich bekomme in letzter Zeit immer Wieder E-Mails zum Thema E-Rechnung und wollte mich jetzt einmal erschöpfend zum Thema äußern.

Was das Rechnungen schreiben angeht...

Mir erscheint es im Moment oft noch als etwas nerdige Unternehmung, wenn ich mitbekomme, dass jemand das umsetzt. Nichtsdestotrotz gibt es Fälle, wo z.B. öffentliche Auftraggeber E-Rechnungen einfordern. Wo das aber nicht passiert, würde ich meinen, dass man sich nicht übermäßig beeilen muss seinen Kunden E-Rechnungen anzubieten, denn so richtig ernst wird es erst 2027. Bis dahin kann man in die eigenen AGB einfach hineinschreiben, dass es keine E-Rechnungen gibt. Natürlich ist es auch nicht sinnvoll, bis zum letzten Moment zu warten und dann ganz hektisch umzustellen. Wer kein E-Rechnungs-Update für die eigene Faktura mehr bekommt (oder Rechnungen sogar noch mit Word schreibt) kann sich gern Fakturama anschauen. Das ist, wie EC&T, freie Software und kann out-of-the-box E-Rechnungen.

Rechnungen empfangen, prüfen und archivieren

Gelegentlich kommt die Frage, ob EC&T E-Rechnungs-Unterstützung bekommt. Das ist zwar nicht genuin die Aufgabe einer Fibu aber ich spiele tatsächlich mit dem Gedanken eines Plugins für EC&T, mit dem man Eingangsrechnungen per drag&drop in einen "elektronischen Schuhkarton" packen kann und mit dem ein halbautomatischer Prüfprozess angestoßen wird und danach eine GoBD-konforme Archivierung stattfindet. Werden Rechnungen dort als bezahlt markiert, wird bei Ist-Versteuerern eine entsprechende Buchung angelegt.

Aber das ist Zukunftsplanung. Im Moment erfordert es noch ein bisschen Handarbeit.

Rechnungen prüfen

E-Rechnungen sind oft hybride PDFs und bestehen aus einem menschenlesbaren Teil, bei dem ein maschinenlesbarer Teil im sogenannten XML-Format unsichtbar eingebettet ist. Tatsächlich ist das Format immer ein spezielles XML-Unterformat, das ZUGFeRD oder Faktur-X heißt aber das soll hier erst mal nicht interessieren. Normale PDF-Viewer können dieses XML üblicherweise noch nicht darstellen und für das menschliche Auge ist es auch nichts. In einem Texteditor dargestellt sieht es ungefähr so aus (bitte nicht erschrecken, sondern einfach runterscrollen):

Code Download Code

<rsm:CrossIndustryInvoice xmlns:rsm="urn:un:unece:

 uncefact:data:standard:CrossIndustryInvoice:100"

 xmlns:qdt="urn:un:unece:uncefact:data:standard:QualifiedDataType:100"

 xmlns:ram="urn:un:unece:uncefact:data:standard:

ReusableAggregateBusinessInformationEntity:100"

 xmlns:xs="http://www.w3.org/2001/XMLSchema" 

 xmlns:udt="urn:un:unece:uncefact:data:standard:UnqualifiedDataType:100">

<rsm:ExchangedDocumentContext>

<ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter>

<ram:ID>urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:factur-x.eu:1p0:basic</ram:ID>

</ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter>

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<rsm:ExchangedDocument>

<ram:ID>471102</ram:ID>

<ram:TypeCode>380</ram:TypeCode>

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<udt:DateTimeString format="102">20241115</udt:DateTimeString>

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<ram:Content>Rechnung gemäß Bestellung vom 01.11.2024.</ram:Content>

</ram:IncludedNote>

<ram:IncludedNote>

<ram:Content>Lieferant GmbH Lieferantenstraße 20 80333 München

 Deutschland Geschäftsführer: Hans Muster Handelsregisternummer:

 H A 123 </ram:Content>

</ram:IncludedNote>

<ram:IncludedNote>

<ram:Content>Unsere GLN: 4000001123452 Ihre GLN: 4000001987658

 Ihre Kundennummer: GE2020211 Zahlbar innerhalb 30 Tagen netto bis

 25.12.2024, 3% Skonto innerhalb 10 Tagen bis 25.11.2024. </ram:Content>

</ram:IncludedNote>

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<rsm:SupplyChainTradeTransaction>

<ram:IncludedSupplyChainTradeLineItem>

<ram:AssociatedDocumentLineDocument>

<ram:LineID>1</ram:LineID>

</ram:AssociatedDocumentLineDocument>

<ram:SpecifiedTradeProduct>

<ram:GlobalID schemeID="0160">4012345001235</ram:GlobalID>

<ram:Name>GTIN: 4012345001235 Unsere Art.-Nr.: TB100A4

 Trennblätter A4 </ram:Name>

</ram:SpecifiedTradeProduct>

<ram:SpecifiedLineTradeAgreement>

<ram:NetPriceProductTradePrice>

<ram:ChargeAmount>9.90</ram:ChargeAmount>

</ram:NetPriceProductTradePrice>

</ram:SpecifiedLineTradeAgreement>

<ram:SpecifiedLineTradeDelivery>

<ram:BilledQuantity unitCode="H87">20.0000</ram:BilledQuantity>

</ram:SpecifiedLineTradeDelivery>

<ram:SpecifiedLineTradeSettlement>

<ram:ApplicableTradeTax>

<ram:TypeCode>VAT</ram:TypeCode>

<ram:CategoryCode>S</ram:CategoryCode>

<ram:RateApplicablePercent>19</ram:RateApplicablePercent>

</ram:ApplicableTradeTax>

<ram:SpecifiedTradeSettlementLineMonetarySummation>

<ram:LineTotalAmount>198.00</ram:LineTotalAmount>

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</ram:SpecifiedLineTradeSettlement>

</ram:IncludedSupplyChainTradeLineItem>

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<ram:SellerTradeParty>

<ram:Name>Lieferant GmbH</ram:Name>

<ram:PostalTradeAddress>

<ram:PostcodeCode>80333</ram:PostcodeCode>

<ram:LineOne>Lieferantenstraße 20</ram:LineOne>

<ram:CityName>München</ram:CityName>

<ram:CountryID>DE</ram:CountryID>

</ram:PostalTradeAddress>

<ram:SpecifiedTaxRegistration>

<ram:ID schemeID="FC">201/113/40209</ram:ID>

</ram:SpecifiedTaxRegistration>

<ram:SpecifiedTaxRegistration>

<ram:ID schemeID="VA">DE123456789</ram:ID>

</ram:SpecifiedTaxRegistration>

</ram:SellerTradeParty>

<ram:BuyerTradeParty>

<ram:Name>Kunden AG Mitte</ram:Name>

<ram:PostalTradeAddress>

<ram:PostcodeCode>69876</ram:PostcodeCode>

<ram:LineOne>Hans Muster</ram:LineOne>

<ram:LineTwo>Kundenstraße 15</ram:LineTwo>

<ram:CityName>Frankfurt</ram:CityName>

<ram:CountryID>DE</ram:CountryID>

</ram:PostalTradeAddress>

</ram:BuyerTradeParty>

</ram:ApplicableHeaderTradeAgreement>

<ram:ApplicableHeaderTradeDelivery>

<ram:ActualDeliverySupplyChainEvent>

<ram:OccurrenceDateTime>

<udt:DateTimeString format="102">20241114</udt:DateTimeString>

</ram:OccurrenceDateTime>

</ram:ActualDeliverySupplyChainEvent>

</ram:ApplicableHeaderTradeDelivery>

<ram:ApplicableHeaderTradeSettlement>

<ram:InvoiceCurrencyCode>EUR</ram:InvoiceCurrencyCode>

<ram:ApplicableTradeTax>

<ram:CalculatedAmount>37.62</ram:CalculatedAmount>

<ram:TypeCode>VAT</ram:TypeCode>

<ram:BasisAmount>198.00</ram:BasisAmount>

<ram:CategoryCode>S</ram:CategoryCode>

<ram:RateApplicablePercent>19.00</ram:RateApplicablePercent>

</ram:ApplicableTradeTax>

<ram:SpecifiedTradePaymentTerms>

<ram:DueDateDateTime>

<udt:DateTimeString format="102">20241215</udt:DateTimeString>

</ram:DueDateDateTime>

</ram:SpecifiedTradePaymentTerms>

<ram:SpecifiedTradeSettlementHeaderMonetarySummation>

<ram:LineTotalAmount>198.00</ram:LineTotalAmount>

<ram:ChargeTotalAmount>0.00</ram:ChargeTotalAmount>

<ram:AllowanceTotalAmount>0.00</ram:AllowanceTotalAmount>

<ram:TaxBasisTotalAmount>198.00</ram:TaxBasisTotalAmount>

<ram:TaxTotalAmount currencyID="EUR">37.62</ram:TaxTotalAmount>

<ram:GrandTotalAmount>235.62</ram:GrandTotalAmount>

<ram:DuePayableAmount>235.62</ram:DuePayableAmount>

</ram:SpecifiedTradeSettlementHeaderMonetarySummation>

</ram:ApplicableHeaderTradeSettlement>

</rsm:SupplyChainTradeTransaction>

</rsm:CrossIndustryInvoice>

Trotzdem muss ich beim Erhalt von E-Rechnungen prüfen, ob der menschenlesbare Teil mit dem maschinenlesbaren korrespondiert, denn im Zweifel gilt der maschinenlesbare Teil. Dazu gibt es spezielle E-Rechnungs-Anzeigeprogramme wie z.B. die freie Software veraPDF (Achtung: erst in Prototyp-Phase) oder Quba-Viewer (schon ausgereift), die man sich herunterladen und installieren muss. Außerdem sollte man sich einen Dateisystem-Ordner für elektronische Belege wie E-Rechnungen anlegen, in denen man diese grundsätzlich speichert, wenn sie z.B. als E-Mail-Anhang eintreffen -- am Besten für jedes Buchungsjahr eines. Dort kann man die E-Rechnung via Windows-Explorer -> rechte Maustaste -> "Öffnen mit" anklicken und erhält eine Auswahl an Programmen, mit dem man die Datei öffnen soll:

easyct.de/images/forum/erechnung1.png

Quba ist leider etwas versteck und muss über "wählen Sie eine andere App auf Ihrem PC aus" ganz unten ausgegraben werden:

easyct.de/images/forum/erechnung2.png

Danach bekommt man Quba beim "Offnen mit" in der Hauptliste präsentiert.

easyct.de/images/forum/erechnung3.png

Wer Quba generell für PDFs benutzen möchte, kann auch den "Immer"-Knopf wählen. Dann kann die E-Rechnung auch mit Doppelklick geöffnet werden.

Quba stellt E-Rechnungs-PDFs schön mit dem menschenlesbaren Teil auf der linken Seite und eine aufbereitete Darstellung des maschinenlesbaren Teils auf der rechten Seite dar:

easyct.de/images/forum/erechnung4.png

Hier Beispiele eines Hybrid-PDFs und einer reinen E-Rechnungs-XML zum downloaden.

Rechnungen gemäß GoBD archivieren

Was vielleicht eher als die Prüfung von E-Rechnungen in den Aufgabenbereich einer Buchhaltungssoftware wie EC&T fällt ist die veränderungssichere Archivierung von E-Rechnungen gemäß GoBD. Ich plane da was, damit man elektronische Dokumente an Buchungen anhängen kann. Aber für eine Sofortlösung habe ich eine kleine App für Windows bzw Window-on-ARM namens GoBDify gebaut -- nach dem Zweck GoBD benannt. Hier geht's zur Homepage, wer sich für die tiefergehenden technischen Details und den Quellcode interessiert oder Feedback, Fehlerberichte oder Featurewünsche hinterlassen möchte.

Die App macht nichts anderes als in einem Ordner nach neuen Dateien zu suchen und diesen einen Zeitstempel eine Zertifizierungsstelle (CA) zu verpassen. Dabei werden aber nicht etwa die Dateiinhalte an die Zertifizierungsstelle gesandt, sondern lediglich eine kryptographische Quersumme (hash), die sich nicht "erraten" lässt. Bestehende Dateien werden dabei jedes mal geprüft, ob an ihnen manipuliert wurde. Somit kann der für die GoBD-Konformität nötige Nachweis der Veränderungssicherheit erbracht werden. Das funktioniert natürlich nur, wenn man den Ordner mit den elektronischen Belegen regelmäßig abstempeln lässt -- und nicht erst kurz vor einer Prüfung.

easyct.de/images/forum/erechnung5.png

Jetzt noch zu ein paar technischen Details für alle, die nicht auf den Homepage-Link klicken mögen...

Beim Timestamping werden zwei Dateien erzeugt:
1. Einmal eine .sha256sum-Datei (sha256 ist der Name des Hash-Algorithmus), in der alle bisher noch nicht gehashten elektronischen Belege im Archivordner mit Hash und Dateinamen aufgelistet werden, wobei auch die zuletzt erzeugte .sha256sum-Datei enthalten ist. Somit wird praktisch eine sog. Blockchain erzeugt, mit der verhindert wird, dass Dateien im Archivordner einfach gelöscht werden können, ohne dass es auffällt.
2. Als Zweites wird eine .sha256sum.tst-Datei erzeut, die eine von der Zertifizierungsstelle erstellte kryprographische Signatur über den Hash der bei Punkt 1 erzeugten Hash-Datei nebst Timestamp enthält.

Für die Prüfung interessant ist, dass sie sich nicht auf GoBDify verlassen muss, sondern zusätzlich externe Tools einsetzen kann, um die Veränderunssicherheit zu auditieren. Hinweise dazu, wie das geht, stehen am Anfang jeder .sha256sum-Datei.

Ich plane die App für alle gängigen Desktop- und Mobile-Betriebssysteme zu veröffentlichen, sobald ich eine hübschere Benutzeroberfläche und ein paar weitere Features eingebaut habe. Da sich zunehmend die Auffassung verbreitet, dass Fibu-Datensätze (bzw. einzelne Buchungsperioden daraus) selbst 'Belege' seien, überlege ich außerdem, wie ich den Mechanismus in EC&T anwenden kann, damit EC&T-Buchungsdateien out-of-the-box "GoBD-konform" werden. Bis dahin könnte man etwa GoBDify auf EC&T-Backup-Verzeichnisse anwenden und so einen Schnappschuss der EC&T-Buchhaltung zu einem bestimmten Zeitpunkt nachweisen.